プロジェクトマネジメントに求められる留意点【PM基礎講座:第1章】

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1つ前の講座、「プロジェクト・マネジメント入門講座」では、基本的な概念や用語について確認を行ってきました。本基礎講座では、プロジェクト・マネジメントを実施する時に求められる基本的なポイントや、具体的な進捗管理の技法までの一通りの基礎を学んでいきます。

p-002:プロジェクト・マネジメント基礎講座
第1章:プロジェクト・マネジメントに求められる留意点 ⇒このページはココ!
第2章:プロジェクト計画作成【※無料会員限定
第3章:各エリア別マネジメント【カイゼンベース eラーニングシステムにて提供中
第4章:進捗管理技法【カイゼンベース eラーニングシステムにて提供中

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プロジェクトを実施するうえで・・・

陥りがちな状況としては、どんなものがあるでしょうか。

一般に、次の3点が挙げられます。

  • 計画が不十分であった。
  • プロジェクト・マネージャーが自分の業務であるプロジェクトマネジメントに専念できなかった。
  • 途中から参加するメンバーへの情報伝達が不十分であった。

いかがですか?皆さんは思い当たることがあるのではないでしょうか。

これらの失敗の共通点は・・・

一言で言うと、「軽視」あるいは「過信」とも言えるのかもしれません。

「とにかく分かるところから着手するのが仕事」と、何の指示もせず、全体像が見えないチームメンバーに、手を付け易いところから始めさせていないでしょうか。

また、「仕事を安易に考えていた」結果とも言えます。
成果物どころか文書フォーマットすら統制がとれておらず、「皆、流行のSNSなどを使って忙しそうに動いてはいるものの、実はプロジェクトの体をなしていない」状況となっていないでしょうか。

あるいは、「計画の大変さを恐れすぎて思考停止状態」になっているとも言えます。バラバラにできたものを後からつなぎ合わせ、そのまま統合されずバラバラな成果物となることはないでしょうか。

このような失敗に陥らないように、どのようにプロジェクト・マネジメントを進めていけばよいのかを理解することが本講座の狙いです。

本講座の目次

それでは目次を確認します。本講座は全4章で学習を進めていきます。

第1章:プロジェクト・マネジメントに求められる留意点
第2章:プロジェクト計画作成
第3章:各エリア別マネジメント
第4章:進捗管理技法

本講座全体を通して、プロジェクト・マネジメント実践時の基礎について理解していきましょう。

それでは早速、「第1章:プロジェクト・マネジメントに求められる留意点」について学習を進めていきます。

第1章目次

第1章では、下記の順で学習を行います。

1. 堅持すべき価値観
2. プロジェクト・マネジメント・ライフサイクル遵守
3. プロジェクト目標、指針設定の進め方
4. プロジェクトの守護神、スポンサー
5. 第1章まとめ

それでは始めに、「堅持すべき価値観」について確認します。

1. 堅持すべき価値観

プロジェクト・マネージャーが保つべき最も重要な価値観は、何だと思いますか?それは、Integrity(インテグリティ)です。

聞き慣れないかもしれませんが、インテグリティとは、「高潔、誠実、清廉、完全な状態、無傷」を意味する言葉です。
具体的には何を重視すればよいのでしょうか。それが次の3つです。

  1. 文書化され合意された成果物を完成させること(正しい成果物)
  2. 個人的な利益を追求しないこと(高潔、誠実な姿勢)
  3. プロジェクトを正しく進めること(正しいプロセス)それぞれについて確認していきましょう。

文書化され合意された成果物を確実に完成させる

1つ目は、文書化され合意された成果物を確実に完成させること(正しい成果物)です。

プロジェクト活動においては、プロジェクト定義書、プロジェクト・スコープ定義書などで決められ、文書化され、合意を得た成果物を確実に完成しなければなりません。
そのためには、次の4つを意識しましょう。

  • 当初の約束を反故にし、合意した成果物を最終的に完成できないということになってはいけません。
  • また、それを引き起こさないために、プロジェクト・マネージャーやチームリーダー、スポンサーは、進め方に最大限の努力を払う必要があります。
  • そして、チームメンバーへの責任転嫁は絶対あってはなりません。
  • さらに、常に教訓の活用を考え、リスクについて常に議論することが大切です。

個人的な利益を追求しないこと

2つ目は、個人的な利益を優先しないこと、つまり高潔、誠実な姿勢で取り組むことです。

これはつまり、不誠実な行為をしないということです。
賄賂を受け取らない、渡さない。
利害衝突をしないなどです。

これらのことを絶対にしてはいけません。
当たり前のことですが、どのような状況にあっても、絶対に道を外れてはいけないことを肝に銘じましょう。

ここでワンポイントです。プロジェクトにおいて、発注先候補に家族や親戚の会社があるような場合を「利害衝突」と言います。
このような場合はその事実を公表した上で、発注先選定の決定に関わらない、あるいは疑義が発生しないようルール通りに行動すること等に留意しなければなりません。

プロジェクトを正しく進めること

3つ目は、プロジェクトを正しく進めること(正しいプロセス)です。
行うべき基本を守らず、そのまま失敗へと向かうプロジェクトが実はかなり多く存在します。
従って、次の事を忘れず、実行していく努力が必要です。

まずは、入門講座で勉強した「プロジェクト・マネジメント・ライフサイクル」を確実に適用しましょう。

そして、「プロジェクト・マネジメント・ライフサイクル」の適用やそれに基づく「プロジェクトの進め方」を実践するにあたり、全くのゼロから、目の前のプロジェクトにとって何が最適なのかだけを議論します。そして、実情とのギャップを明確化、共有化し、解決を図るのです。

さらに、当たり前の基本を実践できているかを常に意識し、振り返りを行いましょう。

以上が、プロジェクト・マネージャーが保つべき価値観となります。

2. プロジェクト・マネジメント・ライフサイクル遵守

それでは次に、「プロジェクト・マネジメント・ライフサイクル遵守」について確認していきます。

「プロジェクト・マネージャーがその役割を果たすためには、「プロジェクト・マネジメント・ライフサイクル」を意識することが大変重要です。

ここでは、入門講座で学んだ「プロジェクト・マネジメント・ライフサイクル」について、先ほどの「プロジェクトを正しく進める」という観点から見ていきましょう。

プロジェクト・マネジメント・ライフサイクルの遵守とは

入門講座では、当該プロジェクトを成功裏に完了させるためには、プロジェクトの全体や個々のフェーズを確実に「回す」ことが重要であることを学習しました。

「プロジェクト・マネジメント・ライフサイクルの遵守」とは、まさに「プロジェクト・マネジメント・ライフサイクル」が常に回っていることを意識しながらプロジェクトの進捗を図るということです。

計画フェーズ

通常どのようなプロジェクトにも、「計画フェーズ」があり、そしてそれに続く個々のフェーズがあります。
ここでは、各フェーズの中でも特に重要度の高い「計画フェーズ」における「プロジェクト・マネジメント・ライフサイクル」の適用を例に考えてみます。

まず、「立上げ」で「計画フェーズ」の目標を定義します。

次に、実行可能かつプロジェクト目標が達成できる計画を作成し、計画を実行します。

そして、実行中の「監視・コントロール」で、計画フェーズの目標が達成しづらいことが判明した時は、何らかの変更が必要になります。その際は、チームメンバーで議論を尽くし、顧客満足を得られる最善の処理を実施します。

最終的に、それが無事に「終結」すれば次のフェーズに進んで行きます。

計画フェーズの中の計画

次に、「計画フェーズの中の計画」を2つに区切る手法を確認しましょう。

これは、確実に「要件定義」を終了させてから、設計以降の計画を行うことで、精度の高い計画を作成し、プロジェクトを成功に導く手法です。

個々のフェーズの中でも「計画フェーズの中の計画」はプロジェクト成功のカギです。

「計画の計画」を分離させ、個別のフェーズとして、「設計」以降の計画がおろそかにならない様、「要件定義」の後にしっかり計画を立てるようにしてください。

計画が不十分であったとならないために・・・

なお、冒頭に紹介した、プロジェクトにおける一番の失敗原因である「計画が不十分であった」ことの解決策は、プロジェクト・マネジメント・ライフサイクルを確実に適用することです。

この項では、計画フェーズの中のサイクルを中心に見てきましたが、全てのフェーズにおいて、プロジェクト・マネジメント・ライフサイクルに沿った必要な調整や変更を繰り返していくことが正しいプロセスなのです。

3. プロジェクト目標、指針設定の進め方

続いて、「プロジェクト目標、指針設定の進め方」について確認していきましょう

キックオフ・ミーティングの活用

通常、プロジェクトの開始を多くの関係者に認知してもらうために、キックオフ・ミーティングを開催します。
キックオフ・ミーティングでは、次の3点を実施するようにしてください。

まず、1点目は、プロジェクト成功の定義や方針等について確認し明確にします。

2点目は、窓口となるメンバーの紹介や役割範囲を明確化します。

そして3点目は、コミュニケーションの土台作りとして次の合意を得ます。
「ミーティング運営方法や重要な用語の共通化を図ること」と「コミュニケーション手段等を確認すること」です。

プロジェクト成功の定義、方針の明確化

では、プロジェクト成功の定義や方針等は、どのように明確化したらよいのでしょうか?

例えば、予め質問を用意しておき、「プロジェクトがどのような状態となれば成功と見なすのか」を、顧客の責任者にプロジェクト関係者の前で直接確認し明確にする等の方法が有効です。
質問の例としては、

「何を実現していれば、成功と言えますか?」
「今回最も重要視しているポイントは何ですか?」
「過去の同じようなプロジェクトがあれば、前回と今回で何を変えたいですか?」
「実施における問題や課題は何ですか?」

というようなイメージです。これらをキックオフ・ミーティングで明確化しておくことにより、プロジェクトメンバーが成功のイメージを共有することができるのです。

フロントローディングをかける

以上のような進め方をすることは、フロントローディングをかけることでもあります。
フロントローディングとは、設計初期の段階で負荷をかけ、作業を前倒しで進めることを指します。

プロジェクトでは、重要事項についてヒアリングをし、意思決定を引き出すことが大切です。

可能な限り、他の関係者の前で直接、成功の定義について確認したり、方針を公言してもらうことにより、
以降、議論の前提や決定事項、判断基準として活用できます。

そして、プロジェクトにおけるキーマンを見つけておきましょう。
キーマンが誰なのかをキックオフ・ミーティング内で確認し、その場でキーマンへのヒアリングのアポイントを責任者権限で入れてもらうと効果的です。
そうすれば、数週間かかるようなアポイントも即座に入れることができるはずです。

キックオフミーティングを皮切りに、プロジェクトのスタートダッシュを決めましょう!

不安定、不確実な意思決定をなくす

なぜキックオフ・ミーティングでは、成功の定義などの重要事項について、再確認をしたり、多くの事を明確にする必要があるのでしょうか。
それは「不安定、不確実な意思決定をなくす」ためです。

決定事項の変更が重なるプロジェクトは混乱し、失敗へ向かいます。
決定事項の変更が重なるということは、不安定、不確実な意思決定ということであり、こういう意思決定は、決定事項が存在しないことと同じと言っても過言ではありません。

頻繁な決定事項の変更によるデメリットとしては、「多くの手戻り、修正作業の発生」「コスト増大」「モラルの低下」などが挙げられます。

従って、プロジェクト・マネージャーに期待される重要な役割は次のとおりです。
意思決定のために必要な「プロジェクト目標」「成功の定義」「プロジェクトの方針」などを明確にし、会議などで責任ある役割の人にこれらを公言してもらうことです。
このような工夫の積み重ねが、意思決定についての不安定、不確実な要素を早めに取り除いていくのです。

4. プロジェクトの守護神、スポンサー

それでは次に、入門講座の第2章で学習したスポンサーに関して詳しく確認をしていきたいと思います。
スポンサーは、プロジェクト・マネージャーにとって、とても大事な役割です。

スポンサーの役割

スポンサーの役割が「財政的資源の提供」であることは、入門講座で学んだ通りです。
この役割以外にも、「プロジェクトを取り囲む環境をプロジェクト成功のために整備する」という更に重要な役割があります。

このことから、スポンサーは、「プロジェクトの盾」「プロジェクトの守護神」とも言われるのです。

例えば、プロジェクト・マネージャーの大学時代の先輩が優秀なチームメンバーを個人的に引き抜いたりするようなことがある場合に、これをやめさせたりすることも、スポンサーの役割に入ってきます。

また、「財政的資源の提供」だけではなく「政治的支援の提供」も役割に含まれます。

スポンサーのもう一つの役割

更に、スポンサーは守護神としての役割以外に、母体組織の取締役会や機能部門マネージャーなどのトップマネジメントを、プロジェクトの成功に向かう方向へ動かす役割も担っています。

一方、プロジェクト・マネージャーは、チーム・メンバーをリードする指揮官の役割をスポンサーと緊密に連携しながら進めていくのです。

ここでワンポイントです。
米国のある超巨大企業内では、組織の多くがプロジェクト単位で動いていますが、プロジェクト・マネージャーよりスポンサーの方が役割として難しいため、担い手が少ないと言われています。
客先を動かすのではなく、自分の組織内の上位マネジメントを動かす仕事であるためです。
それでもプロジェクト・マネジメント先進国と言われる米国でスポンサーという守護神の役割が定義されているということは意識する必要があるということですね。

スポンサーの擁立

スポンサーの擁立について、プロジェクト全体あるいは母体組織として、もう少し考えてみましょう。
日本では、前述のスポンサーの役割を担う立場の方が明確でなく、プロジェクト・マネージャーが兼務しているケースも多いのが実情です。
これはスポンサーという役割の重要性の認識不足が要因と考えられ、日本のプロジェクト・マネージャーには米国に比べて大きな負荷が掛かっていることになります。

その改善に向けてできることとしては、次の3つが挙げられます。
1つ目は、母体組織におけるスポンサーの有用性を認識し、その実現に向けて努力することです。
2つ目は、スポンサーまたは相当する人が誰か明確にして合意を得ることです。
そして最後に、スポンサーまたは相当する人の役割を明確にして合意を得ることです。

上記が行えない場合、スポンサー不在でプロジェクトを進めていくという覚悟が必要となります。

5. 第1章まとめ

最後に、第1章のまとめをしましょう。
第1問:プロジェクト・マネージャーが保つべき価値観とされるIntegrityについて3つ挙げてみましょう。
・文書化され、合意された成果物を完成させること(正しい成果物)
・個人的な利益を優先しないこと(高潔、誠実な姿勢)
・プロジェクトを正しく進めること(正しいプロセス)
以上の3つです。
第2問:プロジェクトを正しく進めるために順守・適用することは何でしょうか?
プロジェクト・マネジメント・ライフサイクルの遵守と、個々のフェーズなど、ひとまとまりの活動への確実な適用を考えることです。
第3問:不安定な意思決定を早期からなくすにはどうすればよいでしょうか?
キックオフ・ミーティングなどの初期ミーティングを有効に活用して「プロジェクト目標」、「成功の定義」等、意思決定のために必要なものを公言してもらうなどの工夫をしましょう。

講義完了!

以上で、「第1章:プロジェクト・マネジメントに求められる留意点」の講義を終わります。

引き続き、「第2章:プロジェクト計画作成」の講義に進みましょう。

この講座が、あなたの今後の活動に役立つことを、心から願っています。
それではまた次の講義でお会いしましょう。

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