プロジェクトマネジメントとは?【PM入門講座:第1章】

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プロジェクトと言うと、「いつも失敗する」「慣れないことばかりでキツい」「変更や無茶振りが多い」など、多少ネガティブな印象を持つ方も多いかもしれません。しかし、オリジナルなものを生み出していくことを目的としたプロジェクトは、変化の激しい現代にあっては、企業にとって必要不可欠な活動です。

本講座では、プロジェクトに関わる全ての人が理解すべきプロジェクト・マネジメントの基本的な概念について学習を進めていきます。

p-001:プロジェクト・マネジメント入門講座
 第1章:プロジェクト・マネジメントとは? ⇒このページはココ!
 第2章:基本的な用語・概念の定義
 第3章:プロジェクトの立ち上げ、計画【法人向けサービスにて提供中
 第4章:プロジェクトの実行、監視・コントロール、終結【法人向けサービスにて提供中

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プロジェクトでは・・・

実際のプロジェクトでは、様々な困難が降りかかってきます。

大幅なスケジュール遅延
足りない要員
コスト超過
低品質の成果物
暗く険悪なムードの定例会議
顧客からの叱責
チームメンバー同士の不協和音

これらは、珍しいことではありませんが、かと言って避けられないことでもありません。

世の中には、プロジェクトにおける様々な困難を乗り越えて、成功裏にプロジェクトを終えるプロジェクト・マネージャーも沢山いるのが事実です。

今この講座を学習している皆さんもそうなれるように、本講座で成功するプロジェクト・マネジメントを実現するための知識、考え方を学んでいきましょう!

本講座の目次

それでは目次を確認します。本講座は全4章で学習を進めていきます。

第1章:プロジェクト・マネジメントとは
第2章:基本的な用語・概念の定義
第3章:プロジェクトの立ち上げ、計画
第4章:プロジェクトの実行、監視・コントロール、終結@

本講座では、プロジェクト・マネジメントの入門として、プロジェクト・マネジメントの世界で広く知られている共通の用語と概念についての理解を第一目的としています。

学習スタート

それでは早速、「第1章:プロジェクト・マネジメントとは」について学習を進めていきましょう。

第1章では、そもそもプロジェクト、プロジェクト・マネジメントとは何なのか等について確認します。

第1章目次

第1章では、下記の順で学習を行います。

1. プロジェクトとは
2. プロジェクト・マネジメント
3. プロジェクト・マネージャーの役割
4. Win-Winの実現
5. 第1章まとめ

1. プロジェクトとは

まずは、プロジェクトとは何か確認します。

2つの大事なキーワード

プロジェクトという言葉自体は聞いたことがありますよね。一般に、テレビドラマなどで使われる意味と大きな違いはありません。文章で定義付けすると、「明確な開始と終了を定め、唯一無二の成果物(製品やサービスなど)を創造するために行う有期性のある業務」と言い表すことができます。

さて、ここで、「唯一無二」と「有期性」という2つの大事なキーワードが出てきましたが、何のことだか分かりますか?
実はこの2つがプロジェクトの大きな特徴となります。

では、言葉の意味を確認してみましょう。

「唯一無二」「有期性」「段階的詳細化」

まず、唯一無二というのは、新製品や新サービスの企画・開発や、企業合併に伴う業務統合など、何かしらユニークな成果を生み出すということを指します。同じ会社、同じチームが生み出すものは似ていることもありますが、まったく同じことの繰り返しでなければユニークであると言えます。

次に、有期性です。
有期性とは、何かを日々延々と繰り返す活動ではなく、明確な始まりと終わりがある、つまり納期があることを指します。永遠に続くプロジェクトはありませんよね。プロジェクトには納期があるのです。

このほか、定義には含まれませんが、プロジェクトを進める上で意識すべきキーワードとして、段階的詳細化があります。

プロジェクトは唯一無二の成果物を生み出す活動なので、最初から全てが見通せるということはなく、プロジェクトを進めていく中で細部が見えてくるのが通常です。従って、当初は想定していなかった事が起こったとしても、パニックに陥ったり人を責めたりせず、プロジェクトの関係者全員が冷静に対処することが不可欠となります。

プロジェクトと定常業務

ところで、プロジェクトの反対の意味の言葉は何か分かりますか?

そう、「定常業務」です。ここで、プロジェクトと定常業務の違いについて確認しておきましょう。

パン屋さんを例に考える

定常業務とは「明確な終わりがなく、日々同じ行動を繰り返す形で行われる継続的なモノやサービスの生産活動」を指します。定常業務とプロジェクトの違いについて、例で見ていきましょう。

毎朝2時からパンを作り始め、朝7時にお店を開けて販売し、夜8時にお店を閉めるというパン屋さんがあったとします。多少の時間変更や長期休業などはあるにしても、このパン屋さんは、何らかの理由でお店をたたむまで、この活動を日々延々と行うでしょう。

これがパン屋さんの定常業務です。

さて、このパン屋さんが日々の定常業務の合間に、例えば6月1日から30日の1ヶ月間のうちに、オリジナル商品となるパンを新たに開発し、7月1日から店頭に並べて販売することを企画するとします。

こちらは、唯一無二であり、有期性のある活動ですから、プロジェクトとなります。いつも繰り返し行うものは定常業務、期間を決めていつもはやらないことを行うのがプロジェクトと考えれば分かりやすいですね。

2. プロジェクト・マネジメント

それでは次に、プロジェクト・マネジメントについて確認していきましょう。

プロジェクト・マネジメントとは

プロジェクト・マネジメントとは、プロジェクトを成功裏に完了させることを目指して行われる、計画立案、日程表の作成、進捗管理などを含む活動のことを指します。

つまり、プロジェクトを成功させる!

そのために必要な各種の取り組みを行うのがプロジェクト・マネジメントです。

では各種の取り組みとは何でしょうか。詳細を確認していきましょう。

様々な視点からの取り組み

プロジェクト・マネジメントでは、様々な視点から取り組みが行われます。

具体的には、
・プロジェクトの企画立案
・リスク管理
・資源・コスト見積り
・成果物の構造化
・人的資源・物的資源の調達や運用管理
・人的資源の組織化や作業割り当て
・成果の評価
・進捗管理
等が含まれます。

3. プロジェクト・マネージャーの役割

それでは続いて、プロジェクト・マネージャーの役割について確認していきましょう。

プロジェクト・マネージャーは何をする人?

プロジェクト・マネージャーとは、どういう役割の人なのでしょうか。

プロジェクト・マネージャーは、プロジェクト目標達成に向けて、プロジェクトの計画や実行、プロジェクトの進行や成果に対する責任者です。時にはプロジェクト全体の責任者となる場合もあります。皆さんが持つ一般的なイメージとのズレはないと思います。

ちなみに、プロジェクトはあるものに例えられることが多いのですが、何だか分かりますか?

それは、オーケストラやバンドによる生演奏です。生演奏は唯一無二で、曲や演奏会ごとに明確に開始と終了がありますよね。

オーケストラの指揮者やバンドリーダーと似た役割

プロジェクト・マネージャーには、オーケストラの指揮者やバンドリーダーと似たような役割があります。

指揮者・バンドリーダーは、様々な楽器を演奏するチームの中心となり、メンバーのテンポを合わせ、和音を奏でて1つの曲を生み出します。その結果として、リスナーも演奏者もハッピーになります。

一方、プロジェクト・マネージャーは、様々なタスク・役割のメンバーに対し、作業タイミング・スケジュールを合わせ、同じ目標へ向けてメンバーをリードして1つの目標となる成果物を実現します。その結果として、顧客もメンバーもハッピーになります。

プロジェクト・マネージャーは、指揮者のように全体のバランスを見ながら、チームとして最大限の成果を出すことが役割と言えますね。

管理者とプロジェクト・マネージャーとの違い

それではここで、一般的な管理者とプロジェクト・マネージャーとの違いを確認しておきましょう。どんな違いがあるか分かりますか?

管理者は、あらかじめ決まっている定常業務を繰り返す中で、配下の社員の活動や活動結果を確認し修正を加えていくことにより品質向上等を実現していきます。

一方、プロジェクトは唯一無二で、繰り返しの要素は強くありません。従って、プロジェクト・マネージャーは、限られた期間の中で、確実に成功する進め方を組み立てなければなりません。

さらに、組み立てた進め方について、背景情報などを詳細に持ち合わせていないチームメンバーに対し、漏れや誤解の無いようしっかりコミュニケーションを行う必要があります。

最高にスマートにプロジェクトを成功させる

ここまでいろいろな定義を見てきましたが、プロジェクト・マネージャーの仕事は何か、一言で言えば、最高にスマートにプロジェクトを成功させること。そのために必要なことはすべてやることです。

チームメンバーは計画に沿って確実に行動することが必要です。そして、プロジェクト・マネージャーには、自らに許されたチームメンバーと資源でプロジェクトが確実に成功裏に終わるイメージを作り上げ、そのために必要なことをすべて行う覚悟が必要となります。

高品質なプロジェクトをデザインし、納期内に具現化する

言い換えると、プロジェクト・マネージャーの仕事は、「高品質なプロジェクトをデザインし、納期内に具現化する」ことです。

具体的に言うと、
・確実に目標を達成する、そのために実作業者をはじめ関係者全員が納得できる進め方を練り上げること
・詳細な成果物の定義やイメージを共有するためのコミュニケーションを自らの責任で実現していくこと

これらによりプロジェクトを成功させるという強い意識を持つことが、プロジェクト・マネージャーに求められる大切な視点です。

プロジェクト・マネージャーは、プロジェクト全てが自らの責任であるという認識を持たなければなりません。

加えて、「プロジェクト・マネジメントは何のために行うか」ということをよく考えながらプロジェクトを進めていく必要があり、それに関連する大切な考え方が、Win-Winです。

4. Win-Winの実現

それでは、Win−Winの実現について確認します。

プロジェクト・マネージャーはとてもクリエイティブな仕事

Win−Winとは、直接、間接にかかわらず、プロジェクトから影響を受ける人全てが満足する状態を実現することを言います。プロジェクトに直接関係する人のみが恩恵を受けるのではなく、間接的に恩恵を受ける人も含めて考えなければいけないということです。

Win-Winは、プロジェクト・マネジメントは何のために行うのか、という問いへの答えとなる考え方です。Win-Winという言葉は、どこかで一度は耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか?

PMBOKをはじめ、近年の様々なプロジェクト・マネジメント体系が共通して目指しているところがこのWin-Winです。

Win-Winを実現すると一言で言っても、簡単ではなく、どういう状態がWin-Winなのか、まずはそれをプロジェクト毎によく考える必要があります。そして、高品質な実現方法とは何なのか、どうやって具現化するのかなど、プロジェクト・マネージャーが考えることは多岐に渡ります。

プロジェクト・マネージャーという役割は、業界、業務を問わず、とてもクリエイティブな仕事と言えるのです。

5. 第1章まとめ

最後に、第1章のまとめをしましょう。
第1問:プロジェクトとは何でしょうか?
プロジェクトとは、一般に、明確な開始と終了を定めた、唯一無二の成果物(製品やサービスなど)を創造するために行う有期性のある業務を指します。
第2問:プロジェクト・マネージャーの仕事は何でしょうか?
最高にスマートにプロジェクトを成功させること、そのために必要なことはすべてやることです。言い換えると、高品質なプロジェクトそのものをデザインし、納期内に具現化することです。プロジェクト・マネージャーは、業界、業務を問わず、とてもクリエイティブな仕事なのです。
第3問:プロジェクト・マネジメントは何のために行うのでしょうか?
Win−Winの実現のためです。どういう状態がWin-Winなのかをプロジェクト毎によく考える必要があります。

講義完了!

以上で、「第1章:プロジェクト・マネジメントとは」の講義を終わります。

引き続き、「第2章:基本的な用語・概念の定義」の講義に進みましょう。

この講座が、あなたの今後の活動に役立つことを、心から願っています。
それではまた次の講義でお会いしましょう。

全章の学習は法人向けサービスにて提供中!

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プロジェクトと言うと、「いつも失敗する」「慣れないことばかりでキツい」「変更や無茶振りが多い」など、多少ネガティブな印象を持つ方も多いかもしれません。しかし、オリジナルなものを生み出していくことを目的としたプロジェクトは、変化の激しい現代にあっては、企業にとって必要不可欠な活動です。

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