第１回：現状と目標、問題と課題 ～言葉の定義を大事にしよう！～

第１回カイゼンよもやま話

あなたが日常で何気なく使っている言葉、例えば「現状」「目標」「問題」「課題」。本当に正しく使えていますか？

“カイゼンよもやま話”の第１回のキーワードは、“言葉の定義”です。

曖昧なニュアンスを含む日本語だからこそ特に注意が必要な言葉の定義、今回、「現状」と「目標」そして「問題」と「課題」の定義を確認してみましょう。

複数の定義が存在していることにより誤解が発生

先ほど挙げた「現状」「目標」「問題」「課題」という言葉において、実は「現状」以外は複数の定義が存在しています。複数の定義があるということは、会話の中などにおいてそれが双方に共通の定義で話が出来ていなければ、「誤解が発生しやすい」状態ということです。

私が最も理解しやすく説明しやすいのは次の定義です。

目標と現状のギャップが問題点

「ありたい姿」、「あるべき姿」という表現がされる場合もありますが、どちらも同じ「目指すべきもの」です。そして、この「目標」と「現状」の間にあるギャップを「問題」と呼びます。そして、その問題を小さな単位に分解したものひとつひとつが「問題点」となります。

イメージ図はこのスライドにある通りです。

全員に分かる言葉で表現していなければ「問題」がひとりひとり違う

日頃の改善活動や改革活動では、この「問題」を無くすことが必要となり、「問題」がなくなれば目標を達成したことになります。単純明快ですね。ただし、そもそも「現状」と「目標」を全員に分かる言葉で表現していなければ、「問題」がひとりひとり違うものになってしまうのです。

示す「目標」が曖昧であり、更にひとりひとりの「現状」に対する捉え方も異なっている結果、「問題がある」と思う人もいれば、「問題がない」と思う人もいます。よくある光景ですね。

従って、「現状」と「目標」を全員に分かる言葉で表現することは、特に現場の課長やリーダーのかたは是非意識して頂きたい重要な項目となります。
 
そして、「問題点」が明らかになったら、この「問題点」を無くすためにやるべきことが「課題」となります。「問題点」の範囲が広いと「課題」の数が多くなるので、「問題点」の表現については多少の工夫が必要です。

難しいものではないものの、慣れないうちは少し戸惑うかもしれません。こればかりは何度もやってみるに尽きます。いずれ必ず上手く表現できるようになります。ただし、一人で考えるよりは複数で議論しながら言葉にしていく方法をおススメします。認識や意識の共有も出来るため一石二鳥だからです。

図で描いてみると、複雑そうに感じていたものが明確に

以上のことをイメージで示すとこのようになります。
仮に目標A、目標Bを設定したとします。目標Aに注目すると、目標Aと現状の間に２つの問題点があり、問題点１をなくすための課題が２つあることを示しています。目標Aの問題点２をなくすための課題は１つであり、この課題３をやっつければ問題点２は無くせるということになります。

目標Bも同様に、目標Bの問題点２は課題が３つあり、この３つに取組めば問題点２を無くせるわけです。

図で描いてみると、複雑そうに感じていたものが、明確になります（実際に問題をつぶし込むのはもちろん難しいこともありますが）。このように図式化して全員が分かる言葉に表現することは、改善活動はもちろん、普段の業務においては非常に大切なことです。もちろん言葉ではなくても図やイメージでも構いません。

職場のメンバー（チームメンバー）が、ひとりひとり頭の中に描いている絵を共通のものにすることで、チーム力が一気に向上します。その第一歩として、まずは言葉の定義に気を配り、誰でも分かる表現にすることを心掛けてみましょう。
 
以上でカイゼンよもやま話（第１回）は終了です。第２回では、「“文句”は聞き流すのではなく活かせ！」というタイトルでよもやま話をしていきましょう！