カイゼンよもやま話(第1回)-スライド1

第1回:現状と目標、問題と課題 ~言葉の定義を大事にしよう!~

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第1回カイゼンよもやま話

あなたが日常で何気なく使っている言葉、例えば「現状」「目標」「問題」「課題」。本当に正しく使えていますか?

“カイゼンよもやま話”の第1回のキーワードは、“言葉の定義”です。

曖昧なニュアンスを含む日本語だからこそ特に注意が必要な言葉の定義、今回、「現状」と「目標」そして「問題」と「課題」の定義を確認してみましょう。

複数の定義が存在していることにより誤解が発生

先ほど挙げた「現状」「目標」「問題」「課題」という言葉において、実は「現状」以外は複数の定義が存在しています。複数の定義があるということは、会話の中などにおいてそれが双方に共通の定義で話が出来ていなければ、「誤解が発生しやすい」状態ということです。

私が最も理解しやすく説明しやすいのは次の定義です。

「目標」=「目指すべきもの」

 

目標と現状のギャップが問題点

「ありたい姿」、「あるべき姿」という表現がされる場合もありますが、どちらも同じ「目指すべきもの」です。そして、この「目標」と「現状」の間にあるギャップを「問題」と呼びます。そして、その問題を小さな単位に分解したものひとつひとつが「問題点」となります。

イメージ図はこのスライドにある通りです。

カイゼンよもやま話(第1回)-スライド1

全員に分かる言葉で表現していなければ「問題」がひとりひとり違う

日頃の改善活動や改革活動では、この「問題」を無くすことが必要となり、「問題」がなくなれば目標を達成したことになります。単純明快ですね。ただし、そもそも「現状」と「目標」を全員に分かる言葉で表現していなければ、「問題」がひとりひとり違うものになってしまうのです。

示す「目標」が曖昧であり、更にひとりひとりの「現状」に対する捉え方も異なっている結果、「問題がある」と思う人もいれば、「問題がない」と思う人もいます。よくある光景ですね。

従って、「現状」と「目標」を全員に分かる言葉で表現することは、特に現場の課長やリーダーのかたは是非意識して頂きたい重要な項目となります。
 
そして、「問題点」が明らかになったら、この「問題点」を無くすためにやるべきことが「課題」となります。「問題点」の範囲が広いと「課題」の数が多くなるので、「問題点」の表現については多少の工夫が必要です。

難しいものではないものの、慣れないうちは少し戸惑うかもしれません。こればかりは何度もやってみるに尽きます。いずれ必ず上手く表現できるようになります。ただし、一人で考えるよりは複数で議論しながら言葉にしていく方法をおススメします。認識や意識の共有も出来るため一石二鳥だからです。

図で描いてみると、複雑そうに感じていたものが明確に

以上のことをイメージで示すとこのようになります。
仮に目標A、目標Bを設定したとします。目標Aに注目すると、目標Aと現状の間に2つの問題点があり、問題点1をなくすための課題が2つあることを示しています。目標Aの問題点2をなくすための課題は1つであり、この課題3をやっつければ問題点2は無くせるということになります。

目標Bも同様に、目標Bの問題点2は課題が3つあり、この3つに取組めば問題点2を無くせるわけです。

カイゼンよもやま話(第1回)-スライド2

図で描いてみると、複雑そうに感じていたものが、明確になります(実際に問題をつぶし込むのはもちろん難しいこともありますが)。このように図式化して全員が分かる言葉に表現することは、改善活動はもちろん、普段の業務においては非常に大切なことです。もちろん言葉ではなくても図やイメージでも構いません。

職場のメンバー(チームメンバー)が、ひとりひとり頭の中に描いている絵を共通のものにすることで、チーム力が一気に向上します。その第一歩として、まずは言葉の定義に気を配り、誰でも分かる表現にすることを心掛けてみましょう。
 
以上でカイゼンよもやま話(第1回)は終了です。第2回では、「“文句”は聞き流すのではなく活かせ!」というタイトルでよもやま話をしていきましょう!

カイゼンベース株式会社 井上カイゼンベース株式会社
東 健夫

講座監修者・コラム執筆者のプロフィール

株式会社クレハで35年以上に渡り、樹脂関連製品の研究開発から製造部門、そして生産管理から営業までを幅広く経験。幅広い視点から全体最適を意識した改革推進により、直接・間接の両部門の生産性向上、業務効率化に尽力し、2年間で2800時間を削減する等の実績を上げている。ここ数年はコーチング、心理学、NLPに知見を深め、「人と組織の成長」を支援するために活動中。


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