成果発表資料づくりとプレゼンのコツ

資料づくりのコツ~全体構成編~(前編)【成果発表資料づくりとプレゼンのコツ:第2章】

【頑張った成果を発表会でアピールする!成果発表資料づくりとプレゼンのコツ 第2章:資料づくりのコツ~全体構成編~(前編)】の学習ページです。
第2章前編では、わかりやすい資料とはどんなものなのか、発表内容の全体構成のつくり方やコツについて解説しています。

◆カイゼン講座:成果発表資料づくりとプレゼンのコツ◆

改善活動においては、半期に1度、1年に1度等のタイミングで成果発表会を行なっている会社がたくさんあります。本講座では、頑張ったこと、本気で取り組んだことを、聞き手にしっかりと伝えるための「資料づくりとプレゼンの仕方のコツ」を紹介しています。
改善成果発表会を行なっている会社では、一度は学習しておいて絶対に損は無い内容となっています。

第1章:大前提として認識すべきこと
第2章:資料づくりのコツ~全体構成編~(前編) ※無料一般会員限定 ⇒ このページはココ
第2章:資料づくりのコツ~全体構成編~(後編) ※無料一般会員限定
第3章:資料づくりのコツ~スライド作成編~(前編) ※法人会員限定
第3章:資料づくりのコツ~スライド作成編~(後編) ※法人会員限定
第4章:一目で分かる!図やグラフの見せ方(前編) ※法人会員限定
第4章:一目で分かる!図やグラフの見せ方(後編) ※法人会員限定
第5章:準備で決まる!プレゼンの仕方 ※法人会員限定
第6章:それはちょっと・・・発表会NG集 ※法人会員限定

第2章:資料づくりのコツ~全体構成編~ 目次

  1. わかりやすい資料とは
  2. わかりやすい構成づくりの3原則
  3. ①1スライド・1メッセージ
    ②インデックスによる道案内
    ③発表資料づくりの流れ

  4. 発表資料づくりの流れ
  5. 第2章まとめ

動画講義


学習スタート!

目次

第2章前編では、下記の順番で学習を行ないます。

1.わかりやすい資料とは
2.わかりやすい構成づくりの3原則
①まずはストーリー・構成から

1.わかりやすい資料とは

改善成果発表会とは

まずは、そもそも「わかりやすい資料」とはどういうものなのか確認しましょう。

人間の原理から考えると、「わかりやすい」というのは、「脳内の情報処理時間が短い」ことを意味します。

発表会等の場では、目か耳から情報が入ってきます。

入ってきた情報は、知覚され、過去の経験や勘、記憶を使って、認知・判断され、理解するというプロセスを通ります。

この時、知覚してから理解するまでの情報処理に時間が掛かってしまうと、わかりにくいと感じ、情報処理が早いとわかりやすいと感じるのです。
従って、いかに頭の中の情報処理を早める資料を作り、説明するかが、非常に重要となります。

2.わかりやすい構成づくりの3原則

では次に、聞き手の情報処理を早める、「わかりやすい構成づくりの3原則」を確認していきましょう。

わかりやすい構成づくりの3原則は次の3つです。

① まずはストーリー・構成から考えること
② 1スライド・1メッセージとすること
③ インデックスによる道案内をすること

2-①まずはストーリー・構成から

良いプレゼンは100%構成が良い

それでは、「① まずはストーリー・構成から」考えることの必要性について確認します。

良いプレゼンは、ほぼ100%の確率で、「構成が良い」と言われます。

1枚1枚のスライドの中身も確かに大切なのですが、スライドの繋がり、つまりストーリー・構成で聞き手は良し悪しを判断します。

構成がしっかりしていないと、その時その時で言っていることは伝わっても、終わった後に、「結局全体として何が言いたかったんだろう。」ということになってしまいます。
従って、発表資料の準備は、まずは構成・ストーリーを検討することから始め、ある程度固まった段階で資料作りに入るようにしましょう。

基本は“起承転結”

では、良いストーリーはどのように作ればよいのでしょうか。
ストーリーとして代表的なもので、思いつくものはありませんか?

そうです、ストーリーの基本は“起承転結”となります。

起承転結とは、

起で、事の始まりを説明し、
承で、事が発展し、事件が起こります。
転で、事件の解決をするクライマックスの部分を説明し、
結で、その結果やまとめの締めの部分を説明する。

というような流れのことです。

分量の構成比率は、おおよそ10%,40%,40%,10%となります。

桃太郎の起承転結

例として、桃太郎の起承転結について確認してみましょう。

起で、桃から桃太郎が生まれます。
承で、村人を苦しめる鬼を退治するために、仲間を集めて旅に出ます。
転で、鬼ケ島に乗り込み、鬼を退治します。
結で、奪われたものを持って村へ帰還し、村に平和が訪れます。

このようなストーリー構成として全体の流れを考えるのが起承転結となります。

成果発表における“起承転結”は少し違う!

ただし、改善成果発表会では、この起承転結を少しアレンジすることが必要です。
成果発表では、次のような構成が基本となります。

起は、聞き手に興味をもってもらうための導入説明とします。
具体的には、どんなテーマを取り上げたかを説明し、そして、その結果も示すとよいでしょう。
結果を始めに示すか、最後に示すかは、特に決まりはありませんが、大きな成果が出た際等は、始めにそれを示しておくことで、聞き手に興味を持ってもらえる可能性が高まります。

承では、“起”の詳細について説明を行ないます。
具体的には、なぜそのテーマ・課題を取り上げたのか、どんな問題認識をしたのかを説明します。
そして、その問題認識に対して、自分達はどのようなアプローチを考え実行したのかについて説明を加えます。

転では、テーマ・課題を解決する上で、どのような障害があったのか、それをどう乗り越えたのかについて説明します。
転は、自分達の頑張りを一番伝えられる部分です。
障害の大きさ、どういう苦労を経て乗り越えたのかが伝わるように意識して考えましょう。

結では、活動した結果、どのような成果を上げたのかを、再び結果を載せて説明します。
承と転で改善のプロセスを説明した後に、改めて結果を伝えることで、挙げた成果の重要性・頑張りの信頼度が高まるのです。

ここで挙げた起承転結のストーリーは、この講座で一番大切な部分となります。イメージを確実に押さえておくようにしましょう。
起から結まで飛んでしまい、実にあっさりとした発表になってしまっているケースが多々あります。
承と転の部分を効果的に伝えることで、聞き手に自分達が伝えたいことがバッチリと伝わるように工夫していきましょう。

取り上げるテーマ数によってアレンジも必要

なお、取り上げるテーマ数によっても、構成はアレンジする必要があります。

例えば、1つのテーマを取り上げるのであれば、先ほどの起承転結でストーリーを考えれば問題ありません。

一方、例えば2つ以上のテーマを発表する際には、始めにチーム全体の「起」を説明し、1つ目のテーマで起承転結、2つ目のテーマで起承転結、そして最後にチーム全体の「結」の部分を説明するというような構成が有効です。

ストーリー・構成に関しては、以上で説明したものが基本となりますが、必ずしもこの通りに作る必要はありません。
この基本を参考にしつつ、どうやったら伝えたいことを伝えることが出来るのか、チームメンバーとしっかりと議論を行なった上で決定するようにしましょう。

ストーリーを考える時間に8割を使う

ここまで、ストーリー・構成について確認してきました。
ここで1つ覚えておいてほしいことは、発表会のプレゼン資料は、ストーリーを考える時間に8割を使うべきであることです。

資料作りの時間配分のイメージとしては、80%を使ってストーリー・構成をつくり、残り20%でスライドの作成を行なう。
というのが基本です。

いつもスライドをいきなり作りはじめている人は、次回からはその前に、ノートやホワイトボードに手書きでストーリーを書くことから始めてみましょう。


以上で、「頑張った成果を発表会でアピールする!成果発表資料づくりとプレゼンのコツ 第2章:資料づくりのコツ~全体構成編~(前編)」の講義を終わります。
このコンテンツが、あなたの今後の活動に役立つことを、心から願っています。
引き続き、後編の講義も是非ご覧ください。

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