大前提として認識すべきこと【成果発表資料づくりとプレゼンのコツ：第１章】

改善成果発表会とは、自分達が行なった改善活動の成果やプロセスを“聞き手”に伝え、自分達の頑張りを評価してもらう場のことです。

頑張ったことを上層部や関係者にいかに伝えられるかが、自分の評価、そしてチームの評価を左右するため、決して手を抜かずに取り組まなければいけません。

そう、有名な孫子の名言ですね！
この言葉、意味は分かりますか？

普段の業務においても、仕事をする相手の立場・置かれている状況をしっかりと把握をして、自分の実力・力量を認識した上で対応することが出来れば、必ずその仕事はうまくいく、と言われています。

必ず正論だけで勝負しても相手が納得してくれるとは限りませんよね。
しっかりと状況を分析しながら、その状況に合った伝え方、進め方を行なうことにより、仕事が上手くいきます。
ビジネスマンなら覚えておきたい名言ですね。

発表会の場合、「彼」というのは、「聞き手」です。
つまり、評価してほしい人は誰なのか、改めて考えてみましょう。
社長、本部長、工場長等、特に自分達の頑張りを伝えたいターゲットを決めた時、その人はどんな所に拘りますか？
結果でしょうか？改善のプロセスでしょうか？取り上げたテーマの新規性でしょうか？アイディアの斬新さでしょうか？それとも、論理性、ロジカルな考え方でしょうか？
それが分かれば、どのような部分に重点を置くべきか、自ずと決まってきますよね。

そして、「己」というのは、「自分達」のことです。
自分達は、何を頑張ったのか、どんな苦労があったのか、どこに拘って改善を行なったのか等、しっかりと振り返ることが必要となります。

その発表が終わった後、誰にどんな気持ちになってほしいのか、まずはそこから考えることが大切なのです。

何を忘れてはいけないか、それは、改善活動は業務であり、遊びではないことです。
つまり、準備のための資料づくりにも、発表会の時間にも、給料が発生しているのです。

発表会の手抜きは、業務の手抜きと同じことです。
発表会の悪ふざけは、業務の悪ふざけと同じことです。

普段の業務と同じように、真面目な対応で望むことが大前提です。

そうは言っても、笑いの要素を含んではいけない訳ではありません。
場を和ませるためには、この笑いの要素は少し盛り込んだ方がよいのです。
ただし、笑いの要素を入れる場合は、あくまでみんなが分かるようなネタで、かつビジネスライクな形で入れると印象がよくなるのでオススメです。

それは、会社の発展と社員の成長に期待しているからです。

従って、笑顔や笑いの後ろに成長が垣間見える、そんな発表が出来ることが理想となります。
このことを忘れないようにしましょう。

１つは、ルールの不備、管理不足、メンテナンス不足等、様々な問題が発生したことにより、本来あるべき水準に対して低下してしまった現状を、元の姿に戻す改善です。
問題発生型のテーマであり、マイナスからゼロの状態に戻す改善とも言えます。

もう１つは、本来あるべき水準に対して、更に上の水準である「近い将来ありたい姿」を目指して、既存の壁を破りながら行なう改善です。
課題設定型のテーマであり、ゼロの状態から更なるレベルアップを狙う改善です。

この２つの改善、どちらがより評価されると思いますか？

正解は、課題設定型の改善テーマです。
もちろん問題発生型の改善も大事なテーマとなりますが、「本来出来ているはずのものが出来ていない状態」を元に戻すのは、ある意味当たり前でもあります。
場合によっては、「たしかに頑張ったのは分かるけど、そもそも何で悪化したのか。」「昔は改善のテーマにしなくてもしっかり出来ていたのに、なぜ今このような状態になっているんだ。」と思われてしまうこともあるかもしれません。
従って、改善成果発表会においては、問題発生型よりも課題設定型の改善テーマを選定すると評価されやすいことを覚えておきましょう。

検討の際には、この表のように、「自分達の立ち位置」「聞き手の立場」「発表のテーマ」「１番伝えたいこと（聞き手に感じてほしいこと）」を実際に記入してみることをオススメします。

「自分達の立ち位置」については、
自分達はどのような立ち位置でプレゼンを行なうのか。
チームはどんなことを期待されているのか。
といった視点で検討を行ないましょう。

「聞き手の立場」については、どのような人物がプレゼンを聞くのか。
社長までか、役員まで出席するのかを確認し、特に誰に向けて頑張りを伝えたいのか、キーマンを決めるとよいでしょう。

「発表のテーマ」については、聞き手が一番期待していることに応えるテーマは何か。
どんな内容なら自信を持って伝えられるか。
といった視点で検討します。

そして、「１番伝えたいこと（聞き手に感じてほしいこと）」については、「へぇ～。」で終わらせないために、どこに力を入れて説明すればよいのかを明確にし、キーマンには、発表後にどういう気持ちになってほしいのかを検討します。
「大きな成果が出たな」「よく努力した」「新しい切り口でおもしろい」等、相手の気持ちを考えることで、発表時に重点的に伝えたいことが決まってきます。

１つ注意して欲しいことがあります。発表会での発表は、チームとして行なうことです。
稀に特定の人物１人で発表内容を決め、発表資料を作り、発表をする、というケースを見かけます。
どんな発表になるのか、チームメンバーですら当日まで知らない状態にはなってはいけません。
先ほども説明しましたが、発表会の手抜きは業務の手抜きと同じです。
リーダーを中心に、確実に全員参加で成果発表のプロセスを共有するようにしましょう。