改善活動の基礎講座 ~カイゼンの基本編~

5W2H(5W1H)とは【改善活動の基礎講座-カイゼンの基本編:第6章】

第6章では、業務指示、報連相等、コミュニケーションを取る上で必須のフレームワークである5W2H(5W1H)について、詳細やポイント、具体事例等を解説しています。

◆カイゼン講座:改善活動の基礎講座-カイゼンの基本編◆

改善活動では、カイゼンの基本、基礎知識を確実に理解した上で活動をすることで、より大きな成果を獲得することが可能です。
本講座では、「問題と課題」「QCD」「三現主義、5ゲン主義」「5W2H」「PDCAサイクル」等、ビジネスマンとしては当然知っていなければいけない考え方・知識を確実に習得していきましょう。

第1章:企業活動のキホン
第2章:改善活動の考え方と進め方
第3章:問題と課題の違い
第4章:生産管理の3要素「QCD」とは
第5章:三現主義、5ゲン主義とは
第6章:5W2Hとは ⇒ このページはココ
第7章:PDCAサイクルとは

第6章:5W2H(5W1H)とは 目次

  1. コミュニケーションと5W2H
  2. 5W2Hの詳細とポイント
  3. 5W2Hの具体事例
  4. 5W2Hを使いこなしてデキる社員へ
  5. 第6章まとめ

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目次第6章:5W2Hとは-スライド3

第6章では、下記の順番で学習を行ないます。

1.コミュニケーションと5W2H
2.5W2Hの詳細とポイント
3.5W2Hの具体事例
4.5W2Hを使いこなしてデキる社員へ
5.第6章まとめ

1.コミュニケーションと5W2H

しっかりと意思疎通を図ることは簡単ではない第6章:5W2Hとは-スライド5

まずは、「コミュニケーションと5W2H」についてです。

報連相をした時、自分の考えを伝えようとした時等、コミュニケーションを行なう際に、
「相手に主旨が伝わらなかった!」
「間違った解釈をされてしまった!」
「何度も聞き返されてしまった!」
という経験はありませんか?

人間は、それぞれに考え方や価値観が様々です。それ故、しっかりと意思疎通を図ることは、実は簡単ではありません。
従って、伝えたいことを相手に確実に理解してもらう為に、抜け・モレのない説明方法の習得が必要です。

そして、その代表的なフレームワークが5W2Hなのです。

5W2Hとは第6章:5W2Hとは-スライド6

それでは、5W2Hについて、概要を確認していきましょう。

5W2Hとは、

When(いつ)
Where(どこで)
Who(誰が)
What(何を)
How(どうする)
Why(なぜ)
How Much/How Many(いくら、いくつ)

のことです。How Much/How Many(いくら、いくつ)を入れずに、5W1Hとすることもあります。

この枠組みで業務指示や報連相等のコミュニケーションを取ることで、伝えたいことがしっかりと伝わるようになります。

第6章:5W2Hとは-スライド7
この5W2Hにおいて、

When、Where、Whoの「いつどこで誰が」は、「場面設定」を表しています。

What、Howの「何をどうする」は、「出来事や行動」を表しています。

Whyの「なぜ」、How Much/How Manyの「いくら、いくつ」は、理由や背景を表しています。

どういう場面でどういう出来事や行動が起こり、それはどのような理由や背景から必要なのか。
これらを相手にしっかりと伝えることができればコミュニケーションを円滑に行なうことが出来るのです。

2.5W2Hの詳細とポイント

では次に、5W2Hの詳細とそれぞれのポイントについて確認していきましょう。

When(いつ)第6章:5W2Hとは-スライド9

まず、When(いつ)は、時間、時期、期間、期限のことです。

仕事には期限があるので、指示を出す際等は、Whenを明確にして話すことがポイントとなります。
それにより、指示を受けた側には、時間を意識した計画性のある行動を行なってもらえる確率が高まります。

Where(どこで)第6章:5W2Hとは-スライド10

次に、Where(どこで)は、場所のことです。

待ち合わせ場所、作業場所、実施場所等、どこで行なうかを明確にして話すことがポイントです。
なお、場所とは、指示されたアウトプット物の提出場所や保存場所等の「どこに」も含まれます。

Who(誰が)第6章:5W2Hとは-スライド11

Who(誰が)は、人物のことです。

誰が行なうのか、誰と行なうのかを明確にして話すことがポイントです。
よくある悪い事例として、誰かがやる「だろう」と思っていて、だれもやっていなかったということがあります。

Whoを明確にすることで、このような「だろう」によるすれ違いを防止することができます。

What(何を)第6章:5W2Hとは-スライド12

What(何を)は、対象物や対象内容のことです。

何の作業なのか、何の依頼なのか等を明確にして話すことがポイントです。
Whatを確実に伝えることで、「そもそも扱うべきものを間違っていた」というようなミスを無くすことが出来ます。

How(どうする)第6章:5W2Hとは-スライド13

How(どうする)は、方法や手段のことです。

どうやって行なうのか、どのような状態にするのかを明確にして話すことがポイントです。
Howをしっかりと伝えることで、その後の行動に具体性が増し、ミスを減らすことが出来ます。

Why(なぜ)第6章:5W2Hとは-スライド14

Why(なぜ)は、目的や理由のことです。

なぜそれを行なうのかを明確にして話すことがポイントです。
なぜを伝えると、仕事の質が向上し、やり直しも無くすことが出来ます。

なぜを伝えなかったことで、相手が意図と違う行動を起こしてしまうことは多々あります。
そうならないように、「なぜそれをやるのか」を伝えることは非常に重要です。

How Much、How Many(いくら、いくつ)第6章:5W2Hとは-スライド15

How Much、How Many(いくら、いくつ)は、費用、コストのことです。

いくらまで費用を掛けてもよいのか、いくらでやってほしいのかを明確にして話すことがポイントです。
How Much、How Manyをしっかりと伝えることで、相手が費用対効果を考えた行動を行なってくれるようになります。

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