目指せ好感度アップ！FAX送付状の作成方法のポイントについて解説
FAXを送信する際には、必ず送信状を付けるのが社会人としてのマナーです。
最近では、eメールやチャット等、FAXを使う機会は随分と減りましたが、それでもまだまだFAXを使う機会はゼロではありません。
いざという時に失礼な対応になってしまわないように、FAXに関するマナーを覚えておきましょう！
今回は、FAX送受信のマナーの中でも、「FAX送付状」の作成方法とポイントについて紹介します。
※実務で使えるテンプレートもダウンロードできます。
なぜ送付状が必要？
なぜ送付状が必要なのでしょうか？
いくつか理由はありますが、主なものとして、
・挨拶としてのコミュニケーションのため
・必要な情報を正確に届けるため
・FAXの概略を一目で分かるようにするため
等が挙げられます。
つまり、送付状は、FAXを受け取った人の利便性を高めるために必要不可欠なものなのです。
FAX送信状作成のポイント
FAX送付状に明記すべき５つの項目は次の通りです。
① 送信日時
② 宛名（会社名、部署名、役職、氏名）
③ 差出人（会社名、部署名、氏名、電話番号、FAX番号）
④ 挨拶文・送信する文書の概要・補足説明
⑤ 送信枚数・送信する文書の詳細
それぞれについて確認してみましょう。
日時、宛名、差出人を記載する
ここに示しているように、
①送信日時は年月日を記載します。
②宛名は会社名、部署名、役職、氏名、FAX番号等を記載します。
③差出人欄も同様に、会社名、住所、電話番号、FAX番号、部署名、氏名等を記載します。
差出人の住所は必須ではありませんが、念のため記載しておくとより丁寧です。
挨拶文・文章の内容・補足説明を記載する
「FAX送付のご案内」というタイトルの下に、「拝啓」から始まり、挨拶文、内容を記載し、「敬具」で終わるようにしてください。
なお、タイトルは送付するFAXの内容に合わせて変更するようにしましょう。
また、挨拶文も必ずしもこの文章である必要はありませんが、迷ったら、
「貴社ますまずご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」
と書いておくと間違いありません。
送信枚数・送信する文書の詳細を記載する
ポイントとしては、
・何をどのくらい送るのかが分かるように記載すること
・「記」から始まり、「以上」で終わること
・送信枚数は、送付状自体を含むのか含まないのかを明記すること
等が挙げられます。
例えば、「契約書 一部」「申請書類一式」など、送付されたものが何であるか、誰でも分かりやすいように記載するようにしましょう。
とは言え、要は何を何枚FAXで送っているのかが誰でも分かるように記載すればよいということですので、難しく考えずにシンプルに書けばOKです。
FAX送信時の＋αのコツ
例えば、
「必要事項をご記入の上、FAXにてご返送お願い致します。」
「内容をご確認頂き、間違いがございましたらご連絡ください。」
「受信後、折り返しご連絡をお願い申し上げます。」
等のように、曖昧にせずに必要なアクションをしっかり明記し伝えるようにしてください。
なお、時短術として、FAX送付状は、必要事項を記入すればすぐに作成出来るように、あらかじめテンプレートを作っておくと便利です。
フォーマットの必要事項を記入・書き換えるだけなので、数分あれば作成ができます。
下記のボタンからダウンロードが可能です。是非活用してみてください！
FAX送付状のテンプレート
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以上で、FAX送付状の作成方法とポイントの解説を終わります。
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