知らないと恥をかく!?ビジネスの基礎知識

GTDタスク管理~ストレスフリーの仕事管理術~

出社して朝イチでTODOリストを作成し、優先順位の高い仕事から取りかかるものの、

  • 別の事が気になって集中できない
  • 「あれもこれもやらなきゃ」とパニックになる
  • 一日の仕事を終えても、まだやるべきことがあるような気がして不安になる

こんな経験はありませんか?
そんな人にぜひ試してみてほしい【GTD】という仕事の管理術を紹介します。

カイゼンベース(イラスト)

GTDによる仕事の管理

GTDタスク管理-スライド1

GTDとは、「Getting Things Done」の略です。物事を成し遂げるという意味で、アメリカのコンサルタントであるデビットアレン氏が提唱した仕事管理術です。

自分の頭の中にあることを頭の外に出して整理することで、次に取るべき行動が明確になり、今やるべき仕事に集中して取り組めるようになります。

それでは、具体的なやり方を見ていきましょう!

GTDの5つのステップ

GTDは以下の5つのステップで行います。
GTDタスク管理-スライド2

1.把握する
頭に浮かんだ気になる事をすべて、紙やアプリに書き出します。

例えば、仕事やプライベートに関係なく、頭に浮かんだことを片っ端から書き出していきます。

  • ○○さんにメールの返信をする
  • 昨日の会議の議事録を作成する
  • 机の中を整理したい
  • 来週の会議の参加者のスケジュールを調整する
  • 3年以内にTOEIC800点を取りたい

2.見極める
1で書き出したことを次の視点で見極めていきます。

  • 行動する必要があるか?
  • 2分以内で出来るか?
  • 期限が決まっているか?
  • 自分でやるべきか、人に任せられるものか?

3.整理する
2で見極めた作業を次のように振り分けていきます。

  • 行動する必要がないものはゴミ箱へ
  • 2分以内で出来ることはその場で完了する
  • 期限があるものはカレンダーに入れる
  • 人に任せられるものは依頼し「連絡待ちリスト」へ
  • いつかはやりたいというものは「いつかやるリスト」へ

4.更新する
1~3の作業を定期的に振り返り更新します。

5.選択する
使える時間や状況、優先度によって出来ることを順番に実行します。

まとめ

GTDタスク管理-スライド3

いかがでしたか?簡単ですよね!

もしかすると、タスク管理に時間をかけるよりも、出来ることから実行していくほうが早いと考える人もいるかもしれません。

しかし、「あれやらなきゃ」「あれはどうなってたんだっけ?」などと、同じことを繰り返し思い出すことはかなりのストレスになります。

このストレスをなくすために、頭の中で気になっていることを頭の外に全て出すという作業は重要なのです。

【GTD】を実践することで、仕事中に気が散ることも減るので、今やるべき仕事に夢中で取り組むことが出来るようになるはずです。

是非一度この【GTD】を実践し、タスク管理を行なってみましょう。上手く活用できれば、ストレスが少し減るかもしれません。


以上で、「GTDタスク管理【ストレスフリーの仕事管理術】」の講義を終わります。
このコンテンツが、あなたの今後の活動に役立つことを、心から願っています。
引き続き、その他の講義も是非ご覧ください。
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