社会人1年目に知っておくべきビジネスマナー

あなたのメールは大丈夫?ビジネスメールの基本マナー

今やビジネス上のコミュニケーションツールとして欠かすことの出来ない電子メールですが、いつでも万能な連絡手段というわけではありません。無意識のうちに相手の失礼になってしまっていることも少なくありません。

あなたは自信を持って「大丈夫!」と言えるでしょうか?今一度、ビジネスメールの基本的なマナーをおさらいしましょう!

メール連絡のメリット

あなたのメールは大丈夫?ビジネスメールの基本マナー-スライド1

今やビジネス上のコミュニケーションツールとして欠かすことの出来ない電子メール。

電話と違って相手の仕事を邪魔しなくて済むこと、複数の宛先に同時送信できることや、履歴を後で確認しやすいことなど、たくさんのメリットがあります。

最近では、電話よりメールでの連絡のほうが多いという方も多いのではないでしょうか。
しかし便利な反面、微妙なニュアンスを伝えることが難しいので、無意識のうちに相手の失礼になってしまっていることも少なくありません。

メールの基本的な型

あなたのメールは大丈夫?ビジネスメールの基本マナー-スライド2

まずはメールの基本的な型について確認しましょう。

①件名
メールを開かなくても大体の内容が分かるような、本文を要約したタイトルを付けます。

相手が毎日大量にメールを受信しているような人であれば、件名が明確でないメールは埋もれてしまい、読んでもらえない可能性があるからです。

「打ち合わせの件」「ご報告」などという件名はビジネスメールでは使わないようにしましょう。

悪い例:「打ち合わせの件」
良い例:「○/○の○○についての打ち合わせの件」

②送り先
本文の一番最初は相手の社名、名前からから始めます。

・相手の社名 ※(株)など略さず正式名称で!
・部署名
・担当者の敬称、氏名

③署名
本文の一番下には署名を入れましょう。

・自分の社名
・部署名
・氏名
・住所
・電話番号
・メールアドレス

社外向けのメールの場合、住所や電話番号を記載しておくことで、相手がわざわざ電話帳を開かなくて済むので親切です。社内向けのメールの場合は住所や電話番号を記載しても意味がないので、内線番号に変えると良いでしょう。

本文を書くときに注意するポイント

あなたのメールは大丈夫?ビジネスメールの基本マナー-スライド3

本文を書くときに注意するべきポイントを4つ紹介します。

①頭語、時候のあいさつは不要
普段のビジネスメールでは、必要なことを簡潔に伝えることが求められています。

そのため「拝啓」「敬具」などの頭語と結語、時候のあいさつは省略することが多いです。「お世話になっております」など、簡単な挨拶ではじめるといいでしょう。

②一行あたりの文字数は35文字まで
文字数が長いと横にスクロールしなければならないので、読みづらくなります。
一行あたり35文字くらいに収めるようにします。

③段落をつくる
適度に段落を作ったほうが読みやすくなります。
5行程度でひとまとまりにし、段落と段落の間は一行空けましょう。

④日時や場所は箇条書きにする
文章の量が多いと重要な項目が分かりづらくなります。
打ち合わせの日付や場所は箇条書きにするなど、相手がパッと見て分かるような工夫をしましょう。

悪い例:次回の打ち合わせは○/○の○時から○○会議室にて行います。
良い例:次回の打ち合わせは以下のとおり開催します。
・日時 ○/○ ○時
・場所 ○○会議室

TO,CC,BCCの使い分け

あなたのメールは大丈夫?ビジネスメールの基本マナー-スライド4

ビジネスメールを送信するときに迷いがちな、TO、CC、BCCの使い分けを確認しておきましょう。

TO:「あなたに送っています」という意味です。

用件を必ず知らせたい人にはTOで送信します。TOでメールが届いた場合は返信をする必要があります。

CC:「参考までに送ります」という意味です。

念のため内容を知らせておきたい人にはCCで送ります。
CCの人は基本的には返信をしなくてOKです。

BCC:「TO,CCの人に知られないように送ります」という意味です。

複数の人に一斉送信した場合、BCCで送ると他の受信者はBCCの人のアドレスを見ることができません。
面識のない複数の人に送りたい時などに使うことがあります。

「一応知らせておこう」となんでもCCに入れてしまうと、相手の迷惑になることも。
本当にその人に送信するべきか、TO,CC,BCCどの宛先で送信するべきかをよく考えて決めましょう。

まとめ

あなたのメールは大丈夫?ビジネスメールの基本マナー-スライド5

便利な電子メールですが、いつでも万能な連絡手段というわけではありません。

相手がメールを読んでくれたかどうかが分からないので緊急の連絡には向きません。
お詫びなど誠意を伝えなければいけない場合には、電話をしたほうがいいでしょう。

仕事が出来る人はメールと電話を適切に使い分けているものです。
マナーを守り、仕事を円滑に進められるようなメールのやり取りを心掛けましょう。


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