郵送やFAXで書類を送付するときには、1枚目に送付状を添付するのがビジネスマナーです。
基本の送付状の書き方を知っておきましょう。
送付状のマナー
何通もFAXが届く企業では、少しの時間でもFAXが溜まってしまうことがあるので、どの書類がどの企業から届いたものなのか判りづらくなることがあります。
また、多くの社員がいる企業では、誰宛に送られてきた書類なのかが判りやすいほうがいいですよね。
送付状のマナー
最低限これだけは記載する
①日付
送付日時を右上に記載します。西暦、和暦どちらでもかまいません。
送付日時を右上に記載します。西暦、和暦どちらでもかまいません。
②宛先
左上に送り先の会社名と部署名、担当者名を記載します。会社名、部署名の場合は「御中」、担当者名の場合は「様」を付けます。
ただし、「御中」「様」は併用して付けないようにしましょう。担当者名を記載する場合は「御中」は省きます。
悪い例：○○株式会社○○部 御中 ○○様
良い例：○○株式会社○○部 ○○様
③自分
右上の日付の下に自分の会社名と名前、連絡先を記載します。
④頭語と結語
頭語と結語はふたつセットで使います。ビジネス文書の場合は頭語に「拝啓」、結語に「敬具」を用いるのが一般的です。
⑤挨拶文
「拝啓」の後に一文字あけて挨拶文を記載します。下記のような季節に関係なく使える挨拶文が一般的です。
「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「平素は、格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます」
⑥記、以上
送付内容の上に中央揃えで「記」と記入、最後に左下に「以上」を記載します。「以上」の下には何も書かないようにしましょう。
⑦送付内容
送付する書類の内容と枚数を記載します。数種類の書類を送付する場合は箇条書きにしましょう。
送付状の書き方例
７つの項目を押さえた送付状を作成しよう
社会人として恥ずかしくない送付状の書き方について紹介しました。
最低限７つの項目を押さえておけば相手に失礼のない送付状を作ることが出来ます。
ビジネスの相手と円滑な関係を築くためにも、必ず添えるようにしましょう。
送付状の記載例ダウンロード
Wordでの送付状の記載例はこちらからダウンロードできます。
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