①構成のコツ
②資料作成のコツ
③話し方のコツ

提案したいことを聴き手にわかりやすく伝えるために、このページでは、「②資料作成のコツ」を紹介します。

人の頭は、話を聴きながら長文を読めるほど器用には出来ていません。
従って、プレゼンの資料作成をする上で最も大切なことは、「パッと見て瞬時に理解できるようなシンプルな資料」を作ることです。

・伝えたいことは一つだけにする

情報を詰め込みすぎると重要なポイントが埋もれてしまいかねないので、一枚の資料には伝えたいことをひとつだけに絞るようにします。シンプルなメッセージをひとつひとつのページに分けて説明することで、聴き手は話のポイントを理解しやすくなります。

・文字数は少なめに

文字数が多いと聴き手は読み取るのに時間がかかり、どこが重要なのかがわかりづらくなるので、文字は出来るだけ少なめにしましょう。数字は極力画像やグラフにしたほうが伝わりやすくなります。
常に、「図解化出来ないか？」ということを考え、文字を少なくするような工夫をしましょう。

・余白を適度に取る

文字は行間を多めに取るなど、全体的に余白を適度に確保することで、重要な項目に集中してもらえるのでわかりやすい資料になります。大きな字にし過ぎて余白がないと、かえって重要なことが見えにくくなるので注意が必要です。

わかりやすい資料にするためには全体のデザインが統一されていることも大切です。

・フォントを統一する

文字は全ページを通して同じフォントを使うようにしましょう。
文字の大きさは、見出し、テキスト部分、注釈など、3サイズくらいに決めて全体で統一するようにします。

・色は3色まで

色を多く使いすぎると、どこに注目していいのかわかりづらくなるので色は最小限にします。
基本は白地に黒文字、全体で３色くらいまでにおさえたほうがシンプルで洗練された資料になります。

・配置を揃える

文字や図が微妙にずれていたり、等間隔で配置されていなかったりすると素人っぽい印象を与えます。
左揃えや中央揃えの機能やグリッド線を使い、配置を揃えることが資料の見栄えを左右します。

資料は脇役。このことを忘れないようにしなければいけません。

トークに自信がない人は、資料を見たら全てがわかるようにと情報を詰め込みたくなってしまう傾向があります。
しかし、資料の文字が増えるほど、聞き手は話に集中できなくなってしまいます。

細かいところまで資料で伝えようとせず、「ムダを削ぎ落としたシンプルな」資料作成を心掛けるようにしましょう。