能力育成・人材育成全般

デキる社員の報告の仕方(前編)

デキる社員の報告の仕方(前編)【デキる社員になるための報連相の技術:第3章】

第3章前編では、「報告は結論から話す」、「報告は手短にする」、「悪い事こそすぐ報告する」こと等、デキる社員はどのように報告をしているのか等を解説しています。

◆カイゼン講座:デキる社員になるための報連相の技術◆

報連相とは、報告、連絡、相談のことを言います。
社会人としての基本中の基本のスキルです。

仕事がデキる社員は、この報連相を的確に行ない、信頼を獲得しています。
この講義を通して、報連相の技術を習得し、デキる社員へ一歩近づきましょう!

第1章:報連相とは
第2章:指示・命令を受ける時のコツ
第3章:デキる社員の報告の仕方(前編) ⇒ このページはココ
第3章:デキる社員の報告の仕方(後編) ※無料会員限定
第4章:デキる社員の連絡の仕方(前編) ※無料会員限定
第4章:デキる社員の連絡の仕方(後編) ※無料会員限定
第5章:デキる社員の相談の仕方(前編) ※無料会員限定
第5章:デキる社員の相談の仕方(後編) ※法人会員限定
第6章:デキる社員の報告書の書き方 ※法人会員限定
第7章:デキる社員の打合せの進め方 ※法人会員限定
第8章:デキる社員がやっている6つのこと ※法人会員限定

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動画講義

1.報告の基本について

報告は義務!デキる社員の報告の仕方(前編)-スライド4

まずは、報告の定義をおさらいしましょう。

報告とは、自分が与えられた仕事の結果や進捗状況を伝える事でしたね!

この報告は、会社勤めの社会人である以上、義務となります。
報告は、「した方がよい」 ではなく、「しなければいけない」ものなのです。

仕事がデキると言われる人は、報告もポイントを押さえてしっかりと出来ているのが通常です。

報告する事柄は、

  • 仕事の経過、進捗状況
  • トラブルの発生、対応状況
  • 状況の変化に対する行動の変更
  • 新たに入手した情報

等になります。

これらの報告すべきことを、然るべきタイミングで的確に報告出来ていることが、仕事がデキる人の必須条件なのです。

報告の5タイプデキる社員の報告の仕方(前編)-スライド5

報告には、5種類あります。
仕事を指示・命令されてから、仕事が完了するまでの間に、どんなものがあるか、確認していきましょう。まずは、経過報告です。経過報告とは、

  • 指示された期間、周期で報告すること
  • 中長期の仕事の時、進捗状況を定期的に報告すること

です。

そして、仕事を進めていく中で何も起こらなければ、経過報告だけでもよいですが、仕事には、トラブルがつきものです。

予期せぬトラブルが発生した時は、トラブル報告をしなければいけません。
すぐに報告をして指示を受けることが非常に大切です。

そして、仕事においては、トラブルとまではならないものの、仕事のやり方等を変更しなければいけないことも発生します。

その時には、変更修正報告を行ないます。
指示されたこと、予定していたことが少しでも変更になった時には、必ず変更修正報告するようにしましょう。

なお、デキる社員になるためには、情報報告も行わなければいけません。
情報報告は、指示・命令されたことを実行している最中に、何か気付いたことがあった時に、その情報などを報告することを言います。

仕事が終わり、完了する前には、結果報告を行ないます。
結果報告は、指示されたことが終わった時、あるいは長期間の仕事において、途中のひと段落した時点で行なう報告のことです。
結果が良くても悪くても、しっかりと報告を行ない、上司・先輩に「完了にしてよい」と承認してもらうまでは、その仕事は終わったことにならないのです。

このように報告には5つの種類のものがあり、状況に応じて必要な報告が求められます。

結果報告だけでは、当然ダメであることは言うまでもありません。
報告の基礎知識として、頭に入れておきましょう。

2.報告の8つのポイント

ポイント1つ目!デキる社員の報告の仕方(前編)-スライド7

8つのポイントの1つ目は、「報告は結論から話す」ことです。
詳細を確認していきましょう。

まずは結論からデキる社員の報告の仕方(前編)-スライド8

一般的に、指示する側の上司は、指示される側の部下よりも忙しいのが普通です。

そんな忙しい中で、まず上司が聞きたいのは、結論です。
経緯や問題点ももちろん重要なのですが、まずは結論を聞きたいのです。

従って、報告の際に気を付けるべきことは、まずは簡潔に結論を伝えること、そして、仕事の経過や詳細説明は、「上司から質問があった時」、「聞きたがっていると感じる時」に行なうようにしましょう。

シンキングタイム!デキる社員の報告の仕方(前編)-スライド9

ではここでシンキングタイムです。上司の気持ちを考えてみましょう。

佐藤君は、上司の小林課長から書類の作成を夕方までにするように指示されました。
ところが、夕方になってもまだ思うように進んでいません。
こんな時、次のような報告を受けたら、あなたはどう思いますか?

「小林課長、例の書類の件なのですが、まずは必要な資料を探して、ようやく石井係長が持っていることが分かり、頂きました。現在、作成をしている所ですが・・・」

上司から見ると・・・デキる社員の報告の仕方(前編)-スライド10

さて、どう感じましたか?

恐らく、誰でもこう思うのではないでしょうか。

「で、書類は出来たの?」

実際のところ、上司から見ると、出来なかった理由を並べても、言い訳にしか聞こえないのです。

こんな報告を目指そうデキる社員の報告の仕方(前編)-スライド11

あなたは、こんな報告を目指していきましょう。

「小林課長、例の書類なのですが、すみません、まだ半分程度しか出来ていません。」

この時は、開き直って言うのではなく、あくまで申し訳なさそうに話しましょう。
そうすると、きっと上司はこんなことを言ってくれるでしょう。

「そうか、何か問題があったのかな?」

そう聞かれたら、詳細理由を説明します。

「実は、必要資料がすぐに見つからず、時間が掛かってしまいました。既に見つかりましたので、あと1時間あれば完了する予定です。」

すると上司は、「分かった、宜しく頼むよ。」と言って納得するでしょう。

このように、

  • 言いにくいことでも、真っ先に結論から報告する。
  • その後経緯を聞かれたら、事情を素直に説明する。

ということを意識して報告を行なうようにしましょう。

ポイント2つ目!デキる社員の報告の仕方(前編)-スライド12

8つのポイントの2つ目は、「報告は手短にする」ことです。
詳細を確認していきましょう。

要点を簡潔にデキる社員の報告の仕方(前編)-スライド13

報告は、何を伝えたいのか、要点を整理し、手短にまとめることが大事です。

具体的には、要点を2~3つにまとめるようにしましょう。

ではまたここでシンキングタイムです。こんな報告を受けたらどう思うでしょうか?

「会議への出席者を確認しておいて!」という指示に対する次の報告です。

「1課の佐々木さんは、この日業者と打ち合わせがあるそうですが、14時以降であれば恐らく出席できるそうです。3課の斉藤さんは先週から海外出張に行っていて直接連絡が取れませんでした。そこで、部下の藤井さんに確認をお願いした所、前日には帰国するそうです。2課の工藤さんは、夕方から打ち合わせがあるそうですが、16時までなら出席できるとのことでした。」

判断に必要な情報を手短にデキる社員の報告の仕方(前編)-スライド14

こんな報告を受けたら、おそらく誰でもこう思うでしょう。
「それで結局、誰が出席できて、誰が出来ないんだ?」こうならないように、次のように要点をまとめて報告ができるようにしましょう。
「 全員出席可能です。
ただし、1課の佐々木さんは14時以降、2課の工藤さんは16時までの条件付きでした。
ですので、会議を14~16時の間で行なえば全員出席が可能です。いかがいたしましょうか?」
このような報告であれば、上司は必要なことを的確に判断することができるのです。

以上のように、必要以外の情報は出さず、判断に必要な情報だけを手短にすることを意識していきましょう。

ポイント3つ目!デキる社員の報告の仕方(前編)-スライド15

8つのポイントの3つ目は、悪い事こそ早めに報告する」ことです。
詳細を確認していきましょう。

悪い事こそすぐ報告デキる社員の報告の仕方(前編)-スライド16

ビジネスには、予期せぬトラブルが付きものです。

  • 自分達のミスによるトラブル
  • お客さん等の相手の事情によるトラブル

等、色々なトラブルが発生します。

人間の心情として、トラブルのようなマイナスのイメージの報告はしたくないものです。

そこには、よくある2つの勘違いがあります。

1つは、マイナスの報告は、自分の評価を下げるのではないか、ということ、もう1つは、トラブルは自分で解決しなければならない、というものです。

しかし、これは間違った感情です。
トラブルの状況次第では、上司の仕事の予定を変えて対応しなければいけないこともあります。

デキる人は、手遅れになる前に早めに報告し、大きな問題に発展することを防いでいるのです。
あなたも、悪いトラブルを早く報告できる人を目指していきましょう。

後編では・・・

デキる社員の報告の仕方(前編)-スライド17

後編では、報告の8つのポイントの4つ目から学習をしていきます。


以上で、「デキる社員になるための報連相の技術 第3章 デキる社員の報告の仕方 前編」の講義を終わります。
このコンテンツが、あなたの今後の活動に役立つことを、心から願っています。
引き続き、その他の講義も是非ご覧ください。


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