デキる社員になるための報連相の技術

指示・命令を受ける時のコツ【デキる社員になるための報連相の技術:第2章】

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しっかりとした返事、メモを取る、復唱する、PDCAサイクルを回す等、上司や先輩から指示や命令をどのように受けて行動すればよいのか等を解説しています。

第2章:指示・命令を受ける時のコツ

◆カイゼン講座:デキる社員になるための報連相の技術◆

報連相とは、報告、連絡、相談のことを言います。
社会人としての基本中の基本のスキルです。

仕事がデキる社員は、この報連相を的確に行ない、信頼を獲得しています。
この講義を通して、報連相の技術を習得し、デキる社員へ一歩近づきましょう!

第1章:報連相とは
第2章:指示・命令を受ける時のコツ ⇒ このページはココ
第3章:デキる社員の報告の仕方(前編)
第3章:デキる社員の報告の仕方(後編)
第4章:デキる社員の連絡の仕方(前編) ※無料一般会員限定
第4章:デキる社員の連絡の仕方(後編) ※無料一般会員限定
第5章:デキる社員の相談の仕方(前編) ※無料一般会員限定
第5章:デキる社員の相談の仕方(後編) ※法人会員限定
第6章:デキる社員の報告書の書き方 ※法人会員限定
第7章:デキる社員の打合せの進め方 ※法人会員限定
第8章:デキる社員がやっている6つのこと ※法人会員限定

カイゼンベース(イラスト)

動画講義

1.しっかりと返事をする

コミュニケーションの原点第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド5

当たり前のことではありますが、円滑なコミュニケーションの原点は、返事や挨拶です。

例えば、次のような時、あなたはちゃんと返事が出来ていますか?

  • 名前を呼ばれた時
  • 指示を受けた時
  • 「分かった?」と聞かれた時
  • 「どう思う?」と聞かれた時

このようなタイミングの時、返事がなかったり、リアクションが少なかったりすると、どんな上司でも先輩でも、決していい気分にはなりません。

当然、そのような関係では、良い報連相が出来るわけがありません。

やはり大切なのは、笑顔で元気な返事をすることです。そうすれば、それだけで上司の印象もアップすることでしょう。

ダメな返事の例第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド6

ある上司と部下の会話を見ながら、ダメな返事の例を見ていきましょう。

上司が、「佐藤君!」と部下を呼びました。

その時部下の佐藤君は、「何ですか・・・」と答えます。

すると上司はなるべく明るい表情で、「今度の朝礼で一言コメント宜しく頼むよ!」と指示を出します。

その時、佐藤君は、「はあ・・・」「何で僕ですか・・・」と答えます。

会話はそこで終わりますが、上司の心の中は、「何だその返事は!」と、もうカンカンです。

場合によっては、そこからお説教が始まってしまうかもしれません。

このように、上司に悪い印象を持たれてしまうことがないように、「ハイ!」「分かりました!」「もう1度お願いします!」というように、元気にしっかりと返事をするようにしましょう。

2.指示内容をメモする

しっかりとメモを取ろう!第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド8

人間の記憶は完璧ではありません。

従って、指示や命令は、「聞き間違い・聞き逃し」、「記憶が薄らぎ忘れてしまう」ことに要注意しましょう。

それを防ぐためにも、しっかりとメモを取るようにしましょう。

メモを取る時は、2つのポイントが大切です。
1つ目は、5W1Hでメモをすること。
2つ目は、不明な点はしっかりと確認することです。

5W1H第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド9

5W1Hは知っていますか?確認していきましょう。

1つ目のWは、Whoです。Whoは、人物、「誰が」 を 表します。

2つ目のWは、Whatです。Whatは、対象、「何を」 を 表します。

3つ目のWは、Whenです。Whenは、日時、「いつまでに」 を 表します。

4つ目のWは、Whereです。Whereは、場所、「どこに」 を 表します。

5つ目のWは、Whyです。Whyは、理由、「なぜ」 を 表します。

そして、Hは、How方法です。Howは、「どのように、どうするか」 を 表します。

これが5W1Hです。

5W1Hの例を挙げると、佐藤君が、商品Xを、明日の17時までに、お客さまの工場へ、新商品の納品の為に、郵送する、というようなイメージとなります。

練習をしてみましょう第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド10

では、ここで5W1Hでメモをする練習をしてみましょう。

次の指示内容を5W1Hで整理してください。指示の足りない部分も明確にしましょう。

「高橋君、この前お願いした実験Yのデータ、もうまとまったかな?まとまっていなかったら急ぎで対応して、K食品の佐々木部長宛に郵送しておいてくれるかな。」

5W1Hに当てはめてみましょう第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド11

まず、Whoに当たる部分は何になるでしょうか。

正解は、「高橋(自分)が」 となります。

次に、Whatは何になるでしょうか。

正解は、「実験Yのまとめデータを」 となります。

次に、Whenは何になるでしょうか。

実はこれは明確に指示されていません。
「急ぎ」というキーワードはあるものの、どのくらい急げばよいか、人によって判断に差が出てしまう可能性があります。
従って、「急ぎと言うのは、具体的にはいつまででしょうか。」というように、確実に確認しておかなければいけません。

次に、Whereは何になるでしょうか。

正解は、「K食品の佐々木部長宛」となります。

次に、Whyは何になるでしょうか。

これも実は、この指示の言葉では、明確に指示されていません。
実験Yのまとめデータは、なぜお客様にとって急ぎで必要なのか、確認をしておかなければいけません。
極端な例ですが、「このデータが届くのが遅れてしまったら会社が倒産する!」 と思って対応するのと、「なるべく急ぎで出せばいいんだな」 と思って対応するのとでは、何時に届くかという「結果」は大きく変わってしまうのです。

次に、Howは何になるでしょうか。

正解は、「速達で郵送する」 となります。

いかがですか?5W1Hのイメージが付いたでしょうか。

初めのうちは、5W1Hを意識してメモを取ることで、指示内容を確実に整理できるようになりましょう。それにより、聞き間違いや聞き逃しを防止することができるようになります。

3.指示内容を復唱する

要点を必ず復唱しよう!第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド13

先程、指示内容のメモを取る必要性を確認しました。
ただし、ただメモを取っているだけではいけません。

自分が認識違いをしていたら、ミスが発生してしまうからです。

従って、要点を必ず復唱するようにしましょう。

例えば、上司が、「今日はBラインで作業をしてください。」と指示を出したとします。
それに対して、「はい、Bラインですね!」と復唱するのです。

また、「工藤さんにメールしておいて。」という指示に対して、
「はい、武藤さんですね。」という聞き間違いをしてしまっても、復唱をしていれば、
「いや、工藤さんだよ、品証部の工藤さん。」と言ったような訂正を入れてくれます。

このように、認識違いも復唱すれば回避でき、ミスがグンと減っていきます。

指示・命令を受けた時は、復唱して自分の認識が間違っていないか、確認するようにしましょう。

4.指示・報告とPDCAサイクル

PDCAを回そう!第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド15

組織における仕事は、命令・指示で始まり、自らPDCAサイクルを回し、最後に最終報告を行なうことで完了します。

「PDCAを回す」という言葉は、ビジネスにおいては、頻繁に出てきますので、この意味を押さえておきましょう。

PDCAサイクルとは第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド16

PDCAサイクルは、マネジメントサイクルとも呼ばれます。

計画またはルール通りに業務が実施されているかを確認し、期待される結果が得られるようにするために、このPDCAサイクルというものを回すことが求められます。

Pは、Plan、計画です。指示された事を具体的にどう進めるか、計画を立てることを指します。

Dは、Do,実行です。計画に基づき実行することを指します。

Cは、Check、進捗確認です。自分のやっている仕事の進捗を確認し、経過報告することを指します。この際には新たに指示を受けることもあるでしょう。

Aは、Action、対策です。必要に応じて計画を変更し実行することを指します。しっかりと上司の判断も織り込む必要があります。

指示・命令されたことに対しては、このように自分でしっかりとPDCAサイクルを回していきましょう。

特に、Checkにおいては、必ず報告を行なうことで、指示された意図と自分がやっていることが合致しているか、確認することが大切です。

5.まとめ

第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド18

第1問、円滑なコミュニケーションの原点は何でしょうか。

⇒正解は、笑顔で元気な返事や挨拶です。それだけで上司の印象もアップします。

第2問、命令・指示をメモする時、気を付ける事は何でしょうか。

⇒正解は、5W1Hでメモを取る事、そして、不明な点は確実に確認することです。
5W1Hでメモをすることで、指示の不足にも気付くことができます。そのことによりミスの無いデキる社員に近づきます。

第3問、聞き間違いや認識違いをしない為に必要な事は何でしょうか。

⇒正解は、命令・指示を復唱することです。認識が間違っていても、訂正できるので事前にミスを防ぐことができます。


以上で、「デキる社員になるための報連相の技術 第2章 指示・命令を受ける時のコツ」 の講義を終わります。
このコンテンツが、あなたの今後の活動に役立つことを、心から願っています。
引き続き、その他の講義も是非ご覧ください。

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