デキる社員になるための報連相の技術

指示・命令を受ける時のコツ【デキる社員になるための報連相の技術:第2章】

しっかりとした返事、メモを取る、復唱する、PDCAサイクルを回す等、上司や先輩から指示や命令をどのように受けて行動すればよいのか等を解説しています。

第2章:指示・命令を受ける時のコツ

◆カイゼン講座:デキる社員になるための報連相の技術◆

報連相とは、報告、連絡、相談のことを言います。
社会人としての基本中の基本のスキルです。

仕事がデキる社員は、この報連相を的確に行ない、信頼を獲得しています。
この講義を通して、報連相の技術を習得し、デキる社員へ一歩近づきましょう!

第1章:報連相とは
第2章:指示・命令を受ける時のコツ ⇒ このページはココ
第3章:デキる社員の報告の仕方(前編)
第3章:デキる社員の報告の仕方(後編)
第4章:デキる社員の連絡の仕方(前編) ※無料一般会員限定
第4章:デキる社員の連絡の仕方(後編) ※無料一般会員限定
第5章:デキる社員の相談の仕方(前編) ※無料一般会員限定
第5章:デキる社員の相談の仕方(後編) ※法人会員限定
第6章:デキる社員の報告書の書き方 ※法人会員限定
第7章:デキる社員の打合せの進め方 ※法人会員限定
第8章:デキる社員がやっている6つのこと ※法人会員限定

第2章:指示・命令を受ける時のコツ 目次

  1. しっかりと返事をする
  2. 指示内容をメモする
  3. 指示内容を復唱する
  4. 指示・報告とPDCAサイクル
  5. まとめ

動画講義

学習スタート!

目次第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド3

第2章では、次の5項で学習を進めていきます。

1.しっかりと返事をする
2.指示内容をメモする
3.指示内容を復唱する
4.指示・報告とPDCAサイクル
5.まとめ

では、早速説明を始めましょう。

1.しっかりと返事をする

コミュニケーションの原点第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド5

当たり前のことではありますが、円滑なコミュニケーションの原点は、返事や挨拶です。

例えば、次のような時、あなたはちゃんと返事が出来ていますか?
・名前を呼ばれた時
・指示を受けた時
・「分かった?」と聞かれた時
・「どう思う?」と聞かれた時

このようなタイミングの時、返事がなかったり、リアクションが少なかったりすると、どんな上司でも先輩でも、決していい気分にはなりません。

当然、そのような関係では、良い報連相が出来るわけがありません。

やはり大切なのは、笑顔で元気な返事をすることです。そうすれば、それだけで上司の印象もアップすることでしょう。

ダメな返事の例第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド6

ある上司と部下の会話を見ながら、ダメな返事の例を見ていきましょう。

上司が、「佐藤君!」と部下を呼びました。

その時部下の佐藤君は、「何ですか・・・」と答えます。

すると上司はなるべく明るい表情で、「今度の朝礼で一言コメント宜しく頼むよ!」と指示を出します。

その時、佐藤君は、「はあ・・・」「何で僕ですか・・・」と答えます。

会話はそこで終わりますが、上司の心の中は、「何だその返事は!」と、もうカンカンです。

場合によっては、そこからお説教が始まってしまうかもしれません。

このように、上司に悪い印象を持たれてしまうことがないように、「ハイ!」「分かりました!」「もう1度お願いします!」というように、元気にしっかりと返事をするようにしましょう。

2.指示内容をメモする

しっかりとメモを取ろう!第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド8

人間の記憶は完璧ではありません。

従って、指示や命令は、「聞き間違い・聞き逃し」、「記憶が薄らぎ忘れてしまう」ことに要注意しましょう。

それを防ぐためにも、しっかりとメモを取るようにしましょう。

メモを取る時は、2つのポイントが大切です。
1つ目は、5W1Hでメモをすること。
2つ目は、不明な点はしっかりと確認することです。

5W1H第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド9

5W1Hは知っていますか?確認していきましょう。

1つ目のWは、Whoです。Whoは、人物、「誰が」 を 表します。

2つ目のWは、Whatです。Whatは、対象、「何を」 を 表します。

3つ目のWは、Whenです。Whenは、日時、「いつまでに」 を 表します。

4つ目のWは、Whereです。Whereは、場所、「どこに」 を 表します。

5つ目のWは、Whyです。Whyは、理由、「なぜ」 を 表します。

そして、Hは、How方法です。Howは、「どのように、どうするか」 を 表します。

これが5W1Hです。

5W1Hの例を挙げると、佐藤君が、商品Xを、明日の17時までに、お客さまの工場へ、新商品の納品の為に、郵送する、というようなイメージとなります。

練習をしてみましょう第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド10

では、ここで5W1Hでメモをする練習をしてみましょう。

次の指示内容を5W1Hで整理してください。指示の足りない部分も明確にしましょう。

「高橋君、この前お願いした実験Yのデータ、もうまとまったかな?まとまっていなかったら急ぎで対応して、K食品の佐々木部長宛に郵送しておいてくれるかな。」

5W1Hに当てはめてみましょう第2章:指示・命令を受ける時のコツ-スライド11

まず、Whoに当たる部分は何になるでしょうか。

正解は、「高橋(自分)が」 となります。

次に、Whatは何になるでしょうか。

正解は、「実験Yのまとめデータを」 となります。

次に、Whenは何になるでしょうか。

実はこれは明確に指示されていません。
「急ぎ」というキーワードはあるものの、どのくらい急げばよいか、人によって判断に差が出てしまう可能性があります。
従って、「急ぎと言うのは、具体的にはいつまででしょうか。」というように、確実に確認しておかなければいけません。

次に、Whereは何になるでしょうか。

正解は、「K食品の佐々木部長宛」となります。

次に、Whyは何になるでしょうか。

これも実は、この指示の言葉では、明確に指示されていません。
実験Yのまとめデータは、なぜお客様にとって急ぎで必要なのか、確認をしておかなければいけません。
極端な例ですが、「このデータが届くのが遅れてしまったら会社が倒産する!」 と思って対応するのと、「なるべく急ぎで出せばいいんだな」 と思って対応するのとでは、何時に届くかという「結果」は大きく変わってしまうのです。

次に、Howは何になるでしょうか。

正解は、「速達で郵送する」 となります。

いかがですか?5W1Hのイメージが付いたでしょうか。

初めのうちは、5W1Hを意識してメモを取ることで、指示内容を確実に整理できるようになりましょう。それにより、聞き間違いや聞き逃しを防止することができるようになります。

ページ:

1

2
カイゼンベースで配信中の講座一覧はこちらから

いいね!をして
新着情報をゲットしよう!

新着教材の掲載はFacebookでお知らせしています

Twitterでカイゼンベースをフォローしよう!

関連記事

  1. デキる社員の相談の仕方(前編) デキる社員の相談の仕方(前編)【デキる社員になるための報連相の技…
  2. デキる社員の連絡の仕方(後編) デキる社員になるための報連相の技術【講座ナビ】
  3. デキる社員がやっている6つのこと デキる社員がやっている6つのこと【デキる社員になるための報連相の…
  4. デキる社員の報告の仕方(後編) デキる社員の報告の仕方(後編)【デキる社員になるための報連相の技…
  5. デキる社員の報告の仕方(前編) デキる社員の報告の仕方(前編)【デキる社員になるための報連相の技…
  6. 第1章:報連相とは 報連相とは【デキる社員になるための報連相の技術:第1章】
  7. デキる社員の連絡の仕方(前編) デキる社員の連絡の仕方(前編)【デキる社員になるための報連相の技…
  8. デキる社員の打合せの進め方 デキる社員の打合せの進め方【デキる社員になるための報連相の技術:…

会員メニュー

ようこそ、ゲスト様!
より多くのコンテンツの閲覧には、ログインが必要です。

ログイン

カテゴリー一覧

カイゼン用語・ビジネス用語

カイゼンベースSNS

カイゼンベースYouTube公式チャンネル


カイゼンベース公式Facebookページ

カイゼンベースTwitterページ
PAGE TOP