１．しっかりと返事をする
２．指示内容をメモする
３．指示内容を復唱する
４．指示・報告とPDCAサイクル
５．まとめ

では、早速説明を始めましょう。

例えば、次のような時、あなたはちゃんと返事が出来ていますか？
・名前を呼ばれた時
・指示を受けた時
・「分かった？」と聞かれた時
・「どう思う？」と聞かれた時

このようなタイミングの時、返事がなかったり、リアクションが少なかったりすると、どんな上司でも先輩でも、決していい気分にはなりません。

当然、そのような関係では、良い報連相が出来るわけがありません。

やはり大切なのは、笑顔で元気な返事をすることです。そうすれば、それだけで上司の印象もアップすることでしょう。

上司が、「佐藤君！」と部下を呼びました。

その時部下の佐藤君は、「何ですか・・・」と答えます。

すると上司はなるべく明るい表情で、「今度の朝礼で一言コメント宜しく頼むよ！」と指示を出します。

その時、佐藤君は、「はあ・・・」「何で僕ですか・・・」と答えます。

会話はそこで終わりますが、上司の心の中は、「何だその返事は！」と、もうカンカンです。

場合によっては、そこからお説教が始まってしまうかもしれません。

このように、上司に悪い印象を持たれてしまうことがないように、「ハイ！」「分かりました！」「もう１度お願いします！」というように、元気にしっかりと返事をするようにしましょう。

従って、指示や命令は、「聞き間違い・聞き逃し」、「記憶が薄らぎ忘れてしまう」ことに要注意しましょう。

それを防ぐためにも、しっかりとメモを取るようにしましょう。

メモを取る時は、２つのポイントが大切です。
１つ目は､5W1Hでメモをすること。
２つ目は、不明な点はしっかりと確認することです。

１つ目のWは、Whoです。Whoは、人物、「誰が」 を 表します。

２つ目のWは、Whatです。Whatは、対象、「何を」 を 表します。

３つ目のWは、Whenです。Whenは、日時、「いつまでに」 を 表します。

４つ目のWは、Whereです。Whereは、場所、「どこに」 を 表します。

５つ目のWは、Whyです。Whyは、理由、「なぜ」 を 表します。

そして、Hは、How方法です。Howは、「どのように、どうするか」 を 表します。

これが5W1Hです。

5W1Hの例を挙げると、佐藤君が、商品Xを、明日の１７時までに、お客さまの工場へ、新商品の納品の為に、郵送する、というようなイメージとなります。

次の指示内容を5W1Hで整理してください。指示の足りない部分も明確にしましょう。

「高橋君、この前お願いした実験Ｙのデータ、もうまとまったかな？まとまっていなかったら急ぎで対応して、Ｋ食品の佐々木部長宛に郵送しておいてくれるかな。」

正解は、「高橋（自分）が」 となります。

次に、Whatは何になるでしょうか。

正解は、「実験Yのまとめデータを」 となります。

次に、Whenは何になるでしょうか。

実はこれは明確に指示されていません。
「急ぎ」というキーワードはあるものの、どのくらい急げばよいか、人によって判断に差が出てしまう可能性があります。
従って、「急ぎと言うのは、具体的にはいつまででしょうか。」というように、確実に確認しておかなければいけません。

次に、Whereは何になるでしょうか。

正解は、「K食品の佐々木部長宛」となります。

次に、Whyは何になるでしょうか。

これも実は、この指示の言葉では、明確に指示されていません。
実験Yのまとめデータは、なぜお客様にとって急ぎで必要なのか、確認をしておかなければいけません。
極端な例ですが、「このデータが届くのが遅れてしまったら会社が倒産する！」 と思って対応するのと、「なるべく急ぎで出せばいいんだな」 と思って対応するのとでは、何時に届くかという「結果」は大きく変わってしまうのです。

次に、Howは何になるでしょうか。

正解は、「速達で郵送する」 となります。

いかがですか？5W1Hのイメージが付いたでしょうか。

初めのうちは、5W1Hを意識してメモを取ることで、指示内容を確実に整理できるようになりましょう。それにより、聞き間違いや聞き逃しを防止することができるようになります。